Инструкция по переходу на кадровый электронный документооборот

21.05.2021

Проекты перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) окупаются за 1–2 года. Это происходит за счет снижения затрат на работу с документами на 40%. Константин Герман и Михаил Данилов (ГК «Ланит») рассказывают, как перейти на КЭДО по шагам


Ко многим элементам электронного документооборота (ЭДО) мы привыкли настолько, что воспринимаем их как должное. Тем не менее мы находимся только в начале пути. По данным Федеральной налоговой службы (ФНС) РФ, на конец 2020 года доля от общего оборота документов, переведенных в электронную форму, не достигает и 5%. При этом в соответствии с положениями национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» к 2024 году в электронный вид должен быть переведен весь документооборот бизнеса, государства и граждан.

Наибольшую сложность при переходе на КЭДО вызывает планирование и организация первых шагов. Это связано с активно изменяющимся законодательством, небольшим количеством решений на рынке, малым опытом их внедрения и недостаточной зрелостью предложенного государством сервиса на базе портала «Работа в России». В качестве подспорья по организации перевода КЭДО в электронный вид мы рекомендуем следующие шаги.

1. Оцените количество и типы документов, участвующих в кадровом делопроизводстве

Составьте полный список документов, создаваемых вашей организацией. Опишите их жизненный цикл и бизнес-процессы, в которых они участвуют. Оцените их объемы. Обратите внимание на объем документов, хранящихся в архиве, а также их регулярный прирост в соответствии с существующими практиками и планами по развитию организации.

2. Проанализируйте локальные нормативные акты

Несмотря на то что не так много компаний уже перешли на «электронную» форму кадрового делопроизводства, законодательство России позволяет это сделать. В том числе благодаря легализации электронной подписи и установлению правил ее обращения.

Федеральным законом № 63 предусмотрено три вида электронной подписи:

  • простая,
  • неквалифицированная,
  • квалифицированная.
Для наиболее широкого списка документов может применяться квалифицированная электронная подпись. Это самый дорогостоящий вид электронной подписи — ее надо получать в аккредитованных удостоверяющих центрах.

Применение неквалифицированной электронной подписи и простой электронной подписи в КЭДО возможно для подписания значительной части документов. Однако применение таких подписей требует внимательного планирования и создания локальных нормативных актов внутри организации. К примеру, простая электронная подпись вполне подойдет для составления графиков отпусков и учета рабочего времени, а для ознакомления с локальными нормативными актами требуется как минимум неквалифицированная электронная подпись. В то же время некоторые документы (трудовой договор, договор о материальной ответственности и ученический договор) в электронном виде могут быть подписаны исключительно квалифицированной подписью. При этом трудовой кодекс не содержит явного указания ни на возможность, ни на запрет подписания трудовых договоров в электронном виде. В отсутствии значительной судебной практики в этой части каждый работодатель самостоятельно принимает решение о ведении трудовых договоров в электронном виде. Исключение составляют удаленные сотрудники и организации – участники эксперимента Министерства Труда. Для них все документы, составляющие кадровое делопроизводство, могут быть оформлены в электронном виде и подписаны как усиленной квалифицированной электронной подписью, так и неквалифицированной.

Для оптимизации затрат и повышения доступности КЭДО:

  • составьте список текущих локальных нормативных актов в части кадрового делопроизводства;
  • проанализируйте их на применимость для КЭДО;
  • выявите пробелы в регулировании;
  • разработайте пакет приказов, соглашений, дополнений к трудовым договорам с сотрудниками и других документов о правилах выдачи и применения электронной подписи, использования электронных форм документов и изменения соответствующих бизнес-процессов.

3. Разработайте целевую модель взаимодействия с сотрудниками

При разработке архитектуры КЭДО необходимо определиться с организацией доступа к ней для текущих и будущих сотрудников, а также специалистов кадровой службы.

Подходы могут варьироваться от ограниченного доступа к системе КЭДО только с территории предприятия до организации полностью удаленного взаимодействия из любой точки мира.

Выбор оптимального подхода зависит от числа сотрудников и внутренней политики компании, географической распределенности подразделений, необходимости удаленного трудоустройства и т.п.

В зависимости от ситуации компании могут создать собственную систему, купить одно из существующих на рынке SaaS-решений или внедрить комбинацию подходов, наиболее соответствующую выбранной целевой модели.

С большой вероятностью единой государственной площадкой для обмена электронными документами между работодателем и работником станет портал «Работа в России» и интеграция с ним станет обязательной при любом из выбранных сценариев.

4. Выберите способ хранения различных типов документов

Существует два полярных подхода к организации хранилища кадровых документов:

  • вне организации;
  • внутри организации на собственных серверах.
Первый подход позволяет сэкономить время и избежать капитальных вложений. Он несет в себе риски, связанные с обеспечением непрерывного доступа к документам. Закон требует хранить некоторые документы до 75 лет. За такой длительный срок велика вероятность смены поставщика соответствующих услуг.

5. Составьте требования к информационным системам по обеспечению КЭДО

Существующую ИТ-инфраструктуру компании необходимо изучить на предмет «бутылочных горлышек» и несоответствия требованиям выбранной целевой модели КЭДО.

  • Способна ли инфраструктура хранить необходимые объемы данных с учетом требований законодательства?
  • Достаточны ли текущие каналы связи для организации доступа к КЭДО?
  • Какие доработки на стороне учетных систем и систем электронного документооборота потребуются для внедрения КЭДО?
  • Какие дополнительные затраты потребуются для масштабирования лицензируемых компонентов ИТ-инфраструктуры?
Ответы на эти вопросы позволят оценить стоимость и сроки доработок существующей инфраструктуры, а также сформировать требования к решению таким образом, чтобы затраты по модернизации ИТ-систем были допустимыми, а сроки реализации КЭДО — приемлемыми.

6. Выберите подходящие платформы или решения и внедрите КЭДО

Процесс выбора поставщика в каждой компании организован по-своему. Отдельно хотим обратить внимание на то, что КЭДО вполне допускает поэтапное внедрение и поочередный перевод в электронный вид отдельных типов документов и бизнес-процессов.

Государственное регулирование в области кадрового электронного документооборота создает дополнительную нагрузку на участников рынка. Однако не стоит рассматривать КЭДО только с этой стороны.

Внедрение КЭДО позволит:

  • снизить стоимость бумажного кадрового делопроизводства на 40%
  • полностью перейти на удаленную работу, в том числе удаленно трудоустраивать сотрудников;
  • экономить время сотрудников при взаимодействии с кадровой службой и снизить нагрузку на нее;
  • устранить непроизводительные затраты времени руководителей на подписание бумажных документов;
  • повысить качество ведения кадрового документооборота и доступность документов.
  • сделать HR-бренд компании более привлекательным, особенно в глазах молодого поколения.
Барьером при внедрении КЭДО может стать низкий уровень зрелости ИТ в организации — неготовность пользователей и ИТ-инфраструктуры к переходу на «цифру». Кроме того, сомнения в возможности полностью отказаться от «бумаги» в кадровом делопроизводстве вызывает скудная практика по работе с электронными кадровыми документами в судебных и надзорных органах.
Далеко не во всех организациях процессы работы с кадрами описаны настолько детально, что это позволяет перейти на КЭДО без дополнительных затрат на систематизацию и доработку устоявшихся подходов. Наконец, несмотря на активную пропаганду и продвижение необходимости перехода на КЭДО на государственном уровне, первопроходцами готовы быть далеко не все.

Автор: Константин Герман, Михаилов Данилов
Источник: РБК Pro, 20.05.2021

Другие статьи по теме