5 технологий для удаленной работы

08.05.2020

Мы остановились на пяти секретах успеха. Сейчас на рынке множество различных программ и многие компании заявляют о том, что они могут, в той или иной степени, обеспечить возможность удаленной работы. Мы познакомились с основными и те, которые готовы вам порекомендовать, внесли в наше предложение. 


Система электронного документооборота 

В идеале, должна быть обеспечена работа с формальными документами. Здесь два аспекта: 

  • возможность обеспечить переписку со своими сотрудниками, в том числе, кадровый документооборот, различные формы заявлений, которые уже можно переводить в электронный вид; различные приказы и распоряжения, с которыми вы хотите ознакамливать сотрудников в тот период, когда этого нельзя делать очно; 
  • обеспечить сотрудникам возможность работать так, чтобы не остановились те процедуры, которые должны происходить с учетом ваших регламентов по договорной работе и по обычному документообороту, то есть, чтобы все процессы согласования и процедуры остались неизменны. 
Самое главное — чтобы все сотрудники могли иметь доступ к документам, а не только те сотрудники, у которых сейчас документы хранятся на компьютерах. При этом в большинстве организаций, что подтверждают наши заказчики, сотрудники вынуждены работать на своих компьютерах и, соответственно, риск утери тех или иных документов значительно возрастает. Чтобы обеспечить сохранность документов и эффективную работу, рекомендуется иметь внутреннюю систему документооборота. В крайнем случае организовать хранение документов во внутреннем облаке, а нормальную работу и переписку в электронной почте. 

Для организации работы следует обязательно выпустить соответствующие регламентирующие документы, в которых будет признано, что документы подписываются либо через электронную почту, либо через систему электронного документооборота и признаются юридически значимыми. Помимо регламента это можно закрепить либо в договоре и дополнительном соглашении с сотрудником, либо установить в порядке дистанционной работы, который вы будете выпускать для организации коммуникаций. 

С учетом того, что карантин уже введен и нужно начать работать, то при внедрении системы электронного документооборота мы рекомендуем вам обратить внимание на те системы, которые можно запустить быстро. Можно использовать либо облачные, либо коробочные решения. На них можно внедриться быстро и за счет этого так же быстро обеспечить возможность работы для всех сотрудников. Главное при выборе платформы обратить внимание на возможности по маршрутизации и предлагаемым средствам автоматизации контроля. Если раньше во многих компаниях документы согласовывались на бумаге и у исполнителя была возможность зайти в соседний кабинет для ускорения его продвижения, то в текущем режиме механизмы должны измениться и на себя это должны взять система маршрутизация и система контроля за исполнением заданий. 

Отмечу в дополнение, что это время предоставляет прекрасную возможность для формализации и повышения прозрачности процессов, их изменения для повышения скорости и эффективности.

Облачный офис

Следующим важным моментом для сотрудников является возможность выполнять самую обычную рутинную работу с документами. В большинстве случаев на рабочих машинах не стоит нормального лицензионного офиса, иногда он взломан либо очень устаревший. Чтобы обеспечить сотрудникам работу с офисными приложениями, стоит рассмотреть облачные офисы. С ними сотрудники смогут работать на любом компьютере и на любом устройстве, потому что это работа из браузера, тем самым участвовать в процессах согласования или подготовки документов. Помимо этого облачный офис обеспечит еще одну важную возможность — сохранность документов за счет единого хранилища документов на сервере, а также новые дополнительные возможности (например, одновременное редактирование). 

Предлагаем вам рассмотреть продукты именно отечественного производства, в том числе, потому что сейчас подскочили цены на все зарубежные продукты из-за изменения валютного курса. Мы предоставляем два продукта «Р7-Офис» и «МойОфис», рекомендуем использовать (сами в компании используем) именно облачные версии. Действительно, сейчас это позволило очень быстро перейти на удаленную работу без дополнительных инсталляций на огромное количество компьютеров наших сотрудников.

Удаленные коммуникации

Стоит обратить внимание, что процесс работы действительно изменился. В условиях удаленной работы вы будете не только регламентировать, когда сотрудники должны быть доступны на работе и какие задачи они должны выполнять, а также обеспечивать продуктивность этой работы. Для этого вам, так или иначе, придется использовать средства, объединяющие коллектив: например, обеспечивать возможность для проектных команд или просто сотрудников из одного отдела проводить регулярные планерки и прочие совещания. 

Для этого, конечно, есть много различных подходов и различных программ. Например, мы часто сталкиваемся с ситуацией, когда работу в офисе пытаются заменить телефоном и личным мессенджером. И первое время действительно кажется, что это решает задачу, но на самом деле, это очень сильно ограничивает коммуникации сотрудников между собой и влияет на эффективность работы коллектива, ведь еще пару месяцев назад, на предложение перейти на работу по телефону и мессенджерам руководство сказало бы, что это нереально, так как такая работа не эффективна. Поэтому очень важно как можно раньше понять, что телефон и мессенджер не закрывают задачу удаленной работы. 

В настоящее время многие компании используют бесплатную версию скайпа, ведь это один из пионеров видеосвязи. 

Но именно по этой же причине всем давно известны и недостатки скайпа: реклама, постоянный спам, нестабильное качество связи, частые дисконнекты, проблема с версиями установленных приложений, которые не могут соединиться между собой, высокая нагрузка на компьютер, малое количество участников в конференции, а еще все используют личный скайп, который содержит непонятные имена, аватарки. И согласитесь, что когда вы общаетесь по скайпу с клиентом, недопустимо, чтобы у вас на аватарке был герой из фильма, а ник был, например, «ромашка92». 

Также многие компании используют бесплатную версию zoom, но она несет ряд ограничений и уязвимостей. Ведь вы наверняка слышали о массовой утечке паролей, несанкционированных подключений к конференциям. Сейчас многие компании просто запретили использование платформы zoom, так как это не безопасно. 

Если у вас есть потребность обеспечить удобную видеоконференц связь и при этом исключить утечку информации, за счет хранения ее на ваших серверах, то решение Mind поможет вам в этом. 

Решение разворачивается на ваших серверах, или в защищенном облаке. Mind позволяет закрыть весь пул вопросов, связанных с проведением совещаний внутри и с внешними контрагентами, проведение обучающих вебинаров и прочих активностей. Он обеспечивает возможность большого количества одновременных подключений с записью встреч, демонстрацией экрана и т. д. При этом есть дополнительные интересные возможности, на которые стоит обратить внимание: если для руководителя действительно важен визуальный контакт со всеми сотрудниками, в том числе, и как дополнительное средство контроля, то в Mind можно организовать виртуальный офис: всех сотрудников обязать заходить в соответствующий сервис и присутствовать на рабочем месте. В прямом эфире все видео-трансляции собраны на одном экране, все сотрудники находятся перед своими компьютерами, соответственно, по видеосвязи можно поговорить с сотрудниками, устроить онлайн встречу, тем самым обеспечив снижение социальной дистанции, которая сейчас образовалась. В том числе с помощью Mind обеспечивается контроль того, что эти сотрудники действительно работают в рабочее время. Предлагаем этот вариант рассмотреть, плюс, сейчас производитель предлагает опции по бесплатному тестированию и обучению, чтобы дальше уже решить использовать или нет эту систему в организации.

Электронная подпись и юридически значимый электронный документооборот

Следующая технология, на которую мы хотим обратить внимание, закрывает сценарий работы с контрагентами. Сейчас возникает много вопросов о том, как исполнять свои обязательства по передаче тех или иных первичных учетных документов, по взаимодействию, когда необходимо работать с контрагентами, особенно, если работа идет в рамках договоров. 

Здесь на первое место выходит организация юридически-значимого электронного документооборота через операторов и есть несколько вариантов, как это сделать. 

  • Можно интегрировать ЭДО в вашу учетную систему, чтобы система напрямую отправляла соответствующие документы через оператора контрагентам.
  •  Можно использовать для быстрого запуска личный кабинет, который создает оператор электронного документооборота (ЭДО). 
Мы предлагаем нашим клиентам продукт компании «Тензор», потому что платформа СБИС, разрабатываемая ими, обладает гибкими возможностями по работе и предоставляет наибольшее количество сценариев. 

В чем преимущество именно для вас, почему стоит рассмотреть именно СБИС? Как только вы подключитесь к этому решению, вы сможете сразу же обеспечить бесплатный прием документов, которые должны поступать к вам. Все контрагенты платят в основном именно за отправку документов и для вас прием будет бесплатный, таким образом, вы сможете, получая документы, не останавливать свои процессы работы, сразу принимать их к учету. 

В системе используются электронные подписи и этот класс решений полностью соответствует приказам Минфина и ФНС. Вы сможете обеспечить компании работу без курьеров. 

Здесь есть и экономическая составляющая. На самом деле, большинство заказчиков внедрили данные системы даже не из-за того, что есть некоторая защита от коронавируса и от каких-то других ограничений, а именно из-за экономической целесообразности. Так можно сэкономить на доставке документов и ресурсах на обработку документов, потому что все документы приходят в электронном виде и вы можете их быстро загружать в систему, а не забивать вручную с бумаги. 

Именно СБИС предлагает еще одну дополнительную оптимизацию стоимости — это пакетная отправка документов, когда вы можете заплатить за группу документов, а не за каждый документ по отдельности. 

На этой платформе при отсутствии системы электронного документооборота также можно организовать работу по согласованию всех документов, том числе и документов, которые являются формальными внутри организации. Не самое удобное решение по сравнению с настроенной под вас системой электронного документооборота, на случай если другого варианта нет.

Анализ вовлеченности и активности сотрудников

Еще один продукт, на котором мы хотели бы заострить ваше внимание, это класс систем, связанных с мониторингом работы сотрудников. Многие из вас слышали о возможности мониторинга работы сотрудников, с помощью установки локальных приложений на их компьютер. С помощью таких систем можно снимать скриншоты экрана и отслеживать, что делал сотрудник в рабочее время. На самом деле, если вы раньше не делали этого полномасштабно, то при внедрении таких систем, вы столкнетесь с множеством вызовов: как ставить на рабочие места и как отслеживать. То есть, придется отсматривать большой объем информации, чтобы понять, что сотрудники делали в конкретный момент, — это снизит продуктивность и возложит дополнительную нагрузку на управленческий персонал. 

В своем обзоре мы хотим предложить вам решение другого класса. Это решение построено на искусственном интеллекте и называется Yva. Yva позволяет мониторить переписку не только в почте, но и других информационных системах, например, в рабочих чатах (Jira, Slack) и тем самым отслеживать в общем объеме какова продуктивность тех или иных людей. Мониторинг помогает увидеть, кто и сколько отправляет писем или сообщений, как долго человек работает от первого до последнего входа, как много человек тратит времени для ответа на конкретное письмо, есть ли у него конфликты. На основании этой статистики можно принимать дальнейшие решения о том, эффективно ли работает данный сотрудник. 

В нашей компании мы используем данное средство уже около года. Это удобно для того, чтобы мониторить ситуацию, особенно, когда у вас сотрудники являются сравниваемыми между собой. 

Сейчас вендор предлагает бесплатно лицензии на облачное решение — полгода на 100 сотрудников. Можно протестировать, оценить, посмотреть, какой мониторинг предлагается и как искусственный интеллект определяет такие параметры как: кто из ваших сотрудников собирается уволиться, кто из них выгорает, кто из них трудится неэффективно в повседневной деятельности и после этого принять решение по каждому сотруднику, либо оптимизировать штат, либо урезать количество часов, выделяемых таким сотрудникам для работы. Как средство для того, чтобы понять, тем более незаметно от сотрудников, — это очень удобная платформа. За некоторое количество времени у вас появится понимание, кто из сотрудников как работает. 

Мы готовы принимать ваши заявки не только для того, чтобы поставить вам предлагаемое ПО, но и проконсультировать по интересующим вопросам. Например, как организовать к компании электронную подпись — юридически значимый электронный документооборот, в том числе с простой электронной подписью без вложений в носители для электронной подписи. Мы обладаем большим опытом по различным внедрениям и сможем вам оперативно помочь выбрать наиболее подходящее на данный момент средство для закрытия вашей задачи и, если нужно, помочь установить его. 

Запросить бесплатные версии решений можно на сайте: http://remote.lanitecm.ru/

Автор: Антон Ваганов
Источник: Бизнес.ру, 08.05.2020

Другие статьи по теме