СЭД и управление проектами. Варианты решений, причины их популярности, комментарии игроков

21.08.2019


Инструменты для управления проектами становятся все более востребованным функционалом в составе СЭД. О соответствующих модулях в СЭД и интеграционных решениях, наиболее заинтересованных в них пользователях, собственном опыте и прогнозах развития этого тренда на страницах ICT-Online.ru беседуют представители компаний ЭОС, «ИнтерТраст», ЛАНИТ, Softline, «Интерпроком», КРОК, «ДоксВижн», «Синтеллект» и ELMA.


ICT-Online.ru: Функционал для управления проектами в СЭД - как давно он появился в ваших решениях, какие к тому были предпосылки? Почему это актуально сейчас?

Руководитель направления современных ECM-решений ЭОС Сергей ПолтевРуководитель направления современных ECM- решений ЭОС Сергей Полтев: По нашему опыту, многие  организации, которые используют СЭД «ДЕЛО», интегрируют с ней другие информационные системы. Использование сервисов СЭД достигает 99 %, при этом система документооборота находит себе всё новые и новые применения. Соответственно, возрастают требования заказчиков к расширению ее функциональности. У многих заказчиков, независимо от используемой ими методики управления проектами, наблюдается потребность объединения возможностей СЭД и системы автоматизации проектов. Над этой задаче мы начали работать в 2017 году, и к середине 2018 года у нас было готово соответствующее решение.
Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов


Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов: Деятельность любой организации - коммерческой или некоммерческой - можно свести к совокупности цепочек деловых задач. Одни из них достаточно просты - они могут быть решены без использования каких-либо информационных систем. Для поддержки решения задач другого типа - более сложных, но также предсказуемых - разработано множество специализированных программных инструментов: от систем класса BPMS (для реализации управления) до различной сложности систем управления проектами. Но есть также большой круг задач с промежуточной сложностью и предсказуемостью (будем называть их кейсами) - ход их решения либо не регламентирован, либо регламентирован частично. При обработке кейсов требуется квалифицированное принятие решения участниками процесса, и именно с такими задачами чаще всего сталкиваются управленцы различных уровней и специалисты высокой квалификации. Специалисты «ИнтерТраст» считают: для решения задач такого класса оптимальным может быть применение технологий адаптивного кейс-менеджмента (АСМ) в сочетании с возможностями систем электронного документооборота.

Одна из ключевых особенностей кейсов - значительный объем контента, который сопровождает решение задачи и рождается в ходе работ. К контенту относятся не только документы (электронные и бумажные), но также переписка по электронной почте, файлы изображений (в том числе сканированных), аудио- и видео-файлы и так далее. Именно поэтому инструменты ACM демонстрируют наибольшую эффективность, когда применяются в связке с системами СЭД/ECM, которые, с одной стороны, служат хранилищем контента, а с другой - предоставляют участникам кейса рабочую среду, интерфейс и все необходимые инструменты: описание кейса, чек-листы, данные об исполнителях, документы, задачи, таймлайны и сервисы обсуждений и уведомлений. В «ИнтерТраст» разработка таких инструментов началась в 2012 году.

Директор по ЕСМ-проектам ЛАНИТ Антон Ваганов



Директор по ЕСМ-проектам ЛАНИТ Антон Ваганов: Первые запросы по проектному управлению в ЕСМ-системах мы получили 3 года назад. Заказчики хотели не только хранить проектную документацию, но и реализовать полноценную функциональность проектного управления - сроки, бюджеты, ресурсы и так далее.



Руководитель направления внедрений СЭД/ECM департамента бизнес-решений ГК Softline Полина Дуйкова

Руководитель направления внедрений СЭД/ECM департамента бизнес-решений ГК Softline Полина Дуйкова: Softline начала предлагать решения для управления проектами в системах электронного документооборота уже несколько лет назад, но наибольшую активность со стороны заказчиков мы видим в течение последнего года. Бизнес-заказчики хотят сделать управление проектами более прозрачным: контролировать сроки их выполнения, движение документов, исполнительскую дисциплину.

В прошлом году мы начали развивать практику внедрения единой информационной экосистемы компании, которая построена на полностью электронном взаимодействии. В основе такой системы лежит платформа, которая объединяет данные из всех бизнес-приложений, даже если они не интегрированы между собой. Таким образом, СЭД связывает все бизнес-процессы компании, в том числе, проектное управление. Комплексные решения оказались очень востребованными: несмотря на новизну предложения, сейчас в проработке у Softline находятся уже десятки проектов в области создания цифровой экосистемы предприятия.

Руководитель практики СЭД компании «Интерпроком» Артем Андреев

Руководитель практики СЭД компании «Интерпроком» Артем Андреев: Функционал для управления проектами появился в СЭД «ЭСКАДО» достаточно рано, лет 15 назад. Однако до недавнего времени наши пользователи интересовались только его небольшой частью – управлением маркетингом, которая, по сути, является частным вариантом управления проектами. Так что еще два года назад можно было сказать, что в «ЭСКАДО» очень сильная маркетинговая часть, автоматизирующая, например, планирование и проведение мероприятий вплоть до печати бейджей зарегистрированных участников и табличек для выступающих, но при этом достаточно простенькая часть для управления проектами в целом.

Пару лет назад ситуация изменилась, объем проектной документации и качество планирования и совместной работы пользователей резко выросли, все хотят снизить издержки, и функционал управления проектами в «ЭСКАДО» стал весьма востребованным. Что далеко ходить? Руководители нашей собственной компании хотели добиться прозрачного видения полного цикла процесса реализации проекта, и мы доработали систему. С тех пор управление проектами в компании осуществляется в «ЭСКАДО».

Сейчас в «ЭСКАДО» функционал по управлению проектами включен сразу в два модуля: это непосредственно модуль «Проекты» и «СУРВ» – модуль учета рабочего времени, околопроектная функция для управления ресурсами, которая служит для согласования задач и трудозатрат, расчета занятости сотрудников, проведения пресейлов, оценки затрат по пресейлам и другим рабочим заданиям.

Технический директор направления BPM&ECM ИТ-компании КРОК Сергей Плаунов

Технический директор направления BPM&ECM ИТ-компании КРОК Сергей Плаунов: КРОК развивает направление СЭД с 2003 года. Уже тогда запросы на включение в классическую СЭД функциональности систем управления проектами в требованиях заказчиков встречались регулярно. Например, такую задачу мы решали около десяти лет назад в проекте для администрации Пермского края, создав систему, которая стала одним из ключевых элементов информационной системы для региональных и муниципальных органов государственной власти. Это было комплексное решение, которое позволило заказчику повысить качество работы госслужащих и чиновников, в том числе автоматически выявляя случаи превышения должностными лицами законных сроков рассмотрения заявок от граждан.

Сегодня потребность в той или иной функциональности по управлению проектами встречается примерно в каждом пятом техническом задании, которое приходит в КРОК в рамках проектов по разработке и внедрению систем классов ECM и BPM. В том числе речь идет о проектах на базе собственной разработки КРОК с модулем управления проектами - комплексной системы электронного документооборота КСЭД 3.0, которая включена в единый реестр российского ПО.

Заказчики всегда будут стремиться повышать эффективность своих процессов, понимая, что выигрывает тот, кто успевает сделать больше за единицу времени. Тогда их клиенты могут получить товар или услугу быстрее и за меньшую стоимость. Поэтому в целом, несмотря на сокращение бюджетов и заморозку ИТ-проектов, госорганы и бизнес заинтересованы в интегрированных инструментах электронного документооборота и управления проектами. В том числе заказчики традиционно хотят через СЭД ставить и согласовывать задачи, контролировать качество и сроки их выполнения, организовывать эффективную совместную работу, объективно оценивать работу пользователей разных ролей.

ICT-Online.ru: Интеграционные решения или Управление проектами как модуль в составе СЭД? Преимущества того и другого подходов. Каков ваш выбор?

Сергей Полтев (ЭОС): Очевидно, интеграция системы управления проектами и системы документооборота значительно повышает эффективность работы. При этом, если у заказчика накоплен успешный опыт работы в существующей системе управления проектами, то интеграция двух систем, благодаря набору интеграционных возможностей, не предполагает каких-либо технологических сложностей.

Мы выбрали второй подход – разработку собственного модуля. Применение собственной разработки обеспечивает качественно другой уровень взаимодействия с системой документооборота. Фактически, все традиционные процессы работы с документами и сопровождения проектной деятельности происходят в едином интерфейсе, с бесшовным взаимодействием модулей.

Есть еще один важный момент – создавая наше решение, мы изначально ориентировались на полное соответствие действующим национальным стандартам проектного управления, а также методологическим рекомендациям, в том числе по организации проектной деятельности в органах исполнительной власти.

Также заметим, что некоторые элементы проектного управления, как, скажем, наглядное отслеживание контрольных точек, календарное планирование, аналитические возможности, постепенно находят свое применение и в базовых решениях для документооборота.

Вадим Ипатов («ИнтерТраст»): Инструменты адаптивного кейс-менеджмента в CompanyMedia являются, по сути, бизнес-решением, разработанным компанией «ИнтерТраст» на базе ComapnyMedia.

Отмечу, что большинство управленцев и бизнес-специалистов уже сегодня работают с кейсами, но при этом не пользуются специализированными ACM-приложениями. Когда возникает необходимость выполнить неструктурированный или частично структурированный бизнес-процесс, составляется план действий с обозначением всех ключевых этапов работ, фиксируются задачи, назначаются ответственные за их решение. Подобный план может быть составлен в различных приложениях - от офисных программ Excel и Word до специализированного MS Project. При этом для оповещения всех ответственных могут также использоваться различные средства, включая систему электронного документооборота, электронную почту, обычные телефонные звонки либо различные мессенджеры - все зависит от принятой в компании культуры общения.

Недостатки такой схемы работы очевидны. Во-первых, нет единой рабочей среды. Планирование работ, их выполнение, коммуникации в ходе процесса, контент - эти элементы работы с кейсом существуют в разрозненных системах. Отсутствуют инструменты оперативного контроля работ, и как следствие - возникает необходимость «ручного» контроля участников, постоянных совещаний. Кроме того, в отсутствие единого хранилища контента не происходит ни сквозного документирования процессов, ни формирования лучших практик на основе успешно завершенных кейсов. Поскольку корпоративная база знаний при таком подходе не формируется, сотрудники организации вынуждены каждый раз решать схожие задачи с чистого листа. Накопленный опыт «хранится» лишь в головах отдельных сотрудников - полученные компетенции не становятся достоянием всей компании. И наконец, самое важное: такой подход к работе с кейсами порождает риски срыва сроков, упущенной выгоды, снижения уровня клиентской лояльности.

При внедрении специализированного ACM-приложения, интегрированного с системой электронного документооборота, перечисленные риски минимизируются. Все элементы, необходимые для решения поставленной задачи - люди, документы, задачи, а также инструменты коммуникаций, планирования и контроля - объединены в единой рабочей среде. В этой среде составляется план в виде перечня задач, ведущего к достижению требуемого результата, и чек-лист - как перечень критериев достижения результата. Весь процесс, включая планирование, назначение ответственных, работу с задачами и документами, контроль хода их выполнения, нагляден и прозрачен. В той же среде происходит поиск внутренних экспертов, обращение к внешним ресурсам, обсуждение проблемных моментов, переназначение ответственных, изменение первоначального плана, перегруппировка ресурсов и тому подобное. Возможность в любой момент обсудить состояние кейса, изменить маршрут процесса и список участников - именно это называется адаптивностью. Причем все необходимые изменения могут внести сами участники обработки кейса - без вмешательства аналитиков и ИТ-специалистов.

Естественно, отдельные активности в рамках кейса могут поддерживаться смежными информационными системами. Поэтому для обеспечения полной прозрачности решения задач в рамках кейса необходимо иметь интеграционное решение для связи со смежными системами. Тогда приложение кейса приобретает законченность и органичность.

Полина Дуйкова (Softline): Каждый из подходов имеет свои особенности, которые дают преимущества при использовании в проектах разного типа. По опыту Softline, использование модуля проектного управления в составе СЭД оптимально при работе над небольшими проектами – внутренней автоматизации, маркетинговыми мероприятиями, небольшими проектами по доходным договорам, – в том числе, разбитыми на небольшие этапы.

Если же речь идет о масштабных проектах, состоящих из множества этапов, требующих календарного планирования и большого количества ресурсов (финансовых, временных, человеческих, машинооборудования), лучше использовать специализированные решения (информационные системы управления проектами или ИСУП). Система электронного документооборота справляется с контролем исполнения задач и документопотоком, но создание и контроль плана-графика и ресурсное планирование удобнее осуществлять с помощью ИСУП. Работая в связке, эти два типа систем формируют единое информационное пространство, внутри которого можно управлять ресурсами, документами и контролировать исполнение задач.

Артем Андреев («Интерпроком»): СЭД «ЭСКАДО» разработана на платформе Lotus/Domino, которая сейчас активно развивается благодаря переходу к компании HCL. Даже старые версии платформы дают нам гибкость в построении решений, которой мало кто может похвастаться, и позволяют интегрироваться практически со всеми системами управления проектами, которые только есть на рынке, включая самописные. Domino v11, которую мы ждем до конца 2019 года, обещает еще больше расширить наши возможности интеграции и визуализации процесса. Так что у нас как у интегратора нашей СЭД «ЭСКАДО» предпочтений как таковых нет.

Мы можем как кастомизировать «ЭСКАДО» под интеграционные решения с разными вариантами реализации, так и доработать модуль под частный запрос заказчика. Все зависит от его потребностей, насколько сложной и развитой должна быть его система управления проектами, ну и бюджета, конечно. Если требования заказчика по масштабам, специализации и визуализации выше среднего, то, конечно, ему больше подойдет отдельно стоящая система PM. Но для большинства заказчиков оказывается предпочтительным вариант управления проектами в модуле СЭД. Он имеет ряд очевидных преимуществ: сразу единая система и никаких работ по интеграции, один вендор и служба поддержки, а заодно и дешевле, при этом функционал позволяет решать все типовые задачи управления проектами.

Руководитель направления интеграционных решений ИТ-компании КРОК Виктор Смирнов

Руководитель направления интеграционных решений ИТ-компании КРОК Виктор Смирнов: Это инструменты для разных классов задач. СЭД со встроенным модулем управления проектами в основном подходит для несложных интеграционных схем, поскольку такие решения обычно имеют модуль, который может обслужить одну задачу по интеграции. Когда заказчик хочет получить и СЭД, и систему управления проектами, интегрированные сразу с несколькими системами, плюс, например, для него критичны высокая гибкость и отказоустойчивость - оптимальным решением становится интеграция приложений с помощью шины или микросервисов. Подобные задачи мы решаем во многих проектах КРОК. В целом мы ориентируемся на функциональную архитектуру, которую заказчик хочет построить, и предлагаем закрывать каждый блок наиболее подходящим решением.Например, для собственных задач КРОК мы внедрили систему управления проектами CA Clarity PPM, интегрировав ее с основными корпоративными системами компании, включая СЭД. Сегодня более двух тысяч сотрудников КРОК ежедневно пользуются инструментами этого комплекса в своей работе для оперативного контроля процесса реализации того или иного проекта на всех этапах, получения информации о сроках проекта, детального финансового учета, грамотного планирования ресурсного обеспечения. Такой подход оптимизировал всю нашу проектную деятельность, повысив качество управления стоимостью проектов, сократив издержки на их планирование и реализацию, увеличив эффективность использования ресурсов и снизив различные риски проектной деятельности. Внедрение Clarity на тот момент осуществлялось впервые в России, а специфика компании КРОК требовала большого количества уникальных доработок системы. И с этой задачей ни одна СЭД с модулем управления проектами не справилась бы.

Директор по стратегическому маркетингу «ДоксВижн» Сергей Курьянов

Директор по стратегическому маркетингу «ДоксВижн» Сергей Курьянов: Систему управления проектами выбирают в зависимости от характера самих проектов предприятия. Для больших уникальных проектов, с жесткими финансовыми ограничениями и сроками, множеством менеджеров, участников и контрагентов, реализующих свою часть проектных работ, необходимы мощные специализированные системы – такие, как, например, Oracle Primavera. Главная задача таких систем - управление ресурсами проекта, и это ближе к ERP-системам, чем к ECM.

Однако есть и другие виды проектов, в которых главной задачей является организация информационного потока и взаимодействия исполнителей. К этому классу относится большая часть внутренних управленческих проектов – от разработки ПО до подготовки мероприятий. Для управления такими проектами часто используют связку Excel и Outlook, и для координации и контроля сроков этого часто хватает. Если в ходе такого проекта создаются формальные документы, требующие согласований по жесткому регламенту или взаимодействия с внешними регуляторами, - тут идеальным решением как раз является использование платформы СЭД.

Директор направления по продажам и работе с партнерской сетью «Синтеллект» Галина Майорова

Директор направления по продажам и работе с партнерской сетью «Синтеллект» Галина Майорова: Управление проектами – это синергия двух инструментов, известного всем MS Project или аналогов и возможностей СЭД как систем управления процессами и документами. Проектное управление – сложный процесс с элементами планирования ресурсов, задач, процента выполнения, системы документооборота отвечают больше за процессные вопросы. Поэтому модуль в составе СЭД будет иметь ряд ограничений, либо это будет уже не система документооборота, а система планирования и управления проектом. Никто не хочет отказываться от таких возможностей, как Диаграмма Ганта, проставление выполненных и невыполненных задач. Все это давно уже реализовано в Project или аналогичных системах и интеграция возможностей двух самостоятельных приложений в данном случае наиболее оптимальный вариант.

Если же говорить о реализации проектного управления в СЭД как о совместной работе над проектом, то у нас есть ряд проектов именно с такой задачей, в частности, это проекты маркетингового характера, выведение нового продукта на рынок, открытие новой торговой точки – когда над задачей работает вся компания, и задача представлена в виде шагов или этапов для достижения цели. Данное направление уже давно не новое, такого рода запросы возникают в ходе обсуждения возможностей конкретной системы, когда заказчик находится в стадии выбора. И такой запрос - своего рода попытка решить две проблемы в одной системе.

Директор ELMA Алексей Трефилов

Директор ELMA Алексей Трефилов: Выбор компании будет зависеть от ее потребностей. Все-таки системы управления проектами и системы электронного документооборота имеют разительно отличающуюся природу, работают с данными на разных уровнях. В основе СЭД и систем ЭДО находится документ – артефакт деятельности; такие системы представляют собой положительный пример бюрократизации, когда мера хаоса в компании сокращается благодаря четкой и исключительной структуризации данных. В основе систем управления проектами находится собственно проект – такие системы представляют собой сложные органайзеры информации, которые помогают проектному менеджеру лучше достигать результатов именно в условиях далеких от идеальных. Ведь проектная среда как раз и отличается определенной долей неопределенности. Инструменты, не дающие достаточную гибкость, будут скорее мешать, чем помогать.

Модуль для управления проектами в составе СЭД, на мой взгляд, применим лишь в случае, когда требуется управлять проектными архивами в организации, где проектный документооборот четко структурирован и предсказуем изначально. Польза от такого применения системы, разумеется, есть и сомнению не подлежит, но строить именно проектное управление на СЭД я бы не стал. В любом случае рядом потребуется иметь другое решение, в котором можно будет качественно организовать проектную работу. И снова же встает вопрос об интеграции систем.

Если же организации нужен ИТ-инструмент для качественного управления проектами, на мой взгляд, СЭД – не лучший инструмент. И стоит в первую очередь посмотреть на специализированные системы управления проектами или решения для построения проектного конвейера. В этом случае деятельность будет выстраиваться вокруг создания правильной проектной среды – интеграции информации в едином месте, сокращения издержек менеджера и проектной команды на коммуникацию и сбор информации, ее структуризации и работы с документами. Кстати, такие решения, как правило, уже имеют функции работы с документами или могут интегрироваться с внешними системами – что, как мне кажется, не представляет никакой проблемы.

Подытожу. Финальный выбор остается за компанией и зависит от ее потребностей, поэтому не могу сказать, что в этом вопросе есть один правильный ответ. Но в большинстве случае разумнее строить управление проектами и проектной документации в специализированной системе управления проектами и пользоваться встроенными или внешними средствами ЭДО, чем наоборот – строить работу в системе ЭДО пусть даже с модулями проектного управления. Это просто логичнее с точки зрения объектов управления.

ICT-Online.ru: Возможности продуктов вашей компании в части Управления проектами

Сергей Полтев (ЭОС): АСУП содержит функциональность автоматизации процессов управления проектами и служит повышению прозрачности этих процессов. Система также призвана выполнять документационное сопровождение проектного управления, полную поддержку электронного документооборота, электронные коммуникации при работе с проектами (обсуждения и задачи), ведение архива проектов и сокращение затрат времени и средств. Рабочее место модуля предоставляет пользователю аналитику по проектам и сотрудникам в соответствии с правами доступа, в том числе, широкие возможности визуализации аналитики.

Работа пользователей в АСУП интуитивно понятна. В качестве примера расскажу о работе над проектным предложением. Как правило, она начинается с поступления проектного предложения: после регистрации в системе «ДЕЛО», на основании введенной информации, регистрационная карточка поступает в работу пользователя. После ознакомления с поступившим предложением пользователь переходит в АСУП, нажав соответствующую вкладку в интерфейсе СЭД «ДЕЛО». Открывается главное окно АСУП, содержащее разделы, соответствующие направлениям работы с проектами: «Управление проектами», «Предпроектная деятельность», «Статистика» и «Отчеты». В левой части экрана находится меню навигации, а также ссылки на доступные пользователю справочники и отчеты. Для того чтобы создать проектное предложение, пользователю необходимо перейти в соответствующий раздел системы АСУП. Откроется окно, содержащее все зарегистрированные проектные предложения в системе. Чтобы создать новое, нажимаем на значок «Добавить» в меню действий, в открывшемся окне выбираем необходимую группу документов.

После того, как работа по подготовке проектного предложения закончена, пользователь может перейти к следующему шагу: подготовке документов к рассмотрению в ведомственном проектном офисе (ВПО). Когда все визы по документу будут получены, в СЭД «ДЕЛО» можно зарегистрировать входящий документ и направить проект предложения в ВПО. История по согласованию доступна для ознакомления в регистрационной карточке проектного предложения СЭД «ДЕЛО». В АСУП также доступен такой функционал, как создание и рассмотрение проектной заявки, создание паспорта проекта, утверждение паспорта проекта.

Работая в АСУП, пользователь на основании имеющейся информации, используя печатные формы, может распечатывать информацию по текущему этапу рассмотрения, историю изменений по каждому этапу. Также в системе предусмотрена возможность распечатки реестров документов, зарегистрированных в системе. Просматривать всю статистику по созданным документам удобно в разделе «Статистика».

Отмечу, что настройка АСУП, добавление пользователей, создание групп документов и присвоение прав доступа выполняются технологом.

Вадим Ипатов («ИнтерТраст»): По приведенной ниже диаграмме можно судить о том, какие задачи решаются с помощью инструментов адаптивного кейс-менеджмента. На первом месте оказались задачи, связанные с управлением проектами, на втором - администрирование контрактов (договорная работа), на третьем - управление нестандартными ситуациями, на четвертом - управление конкурсными предложениями (участие в тендерах). Основными респондентами исследования были организации из Северной Америки и Западной Европы, и лишь небольшой процент компаний из Восточной Европы и России. Но первые четыре задачи с высокой долей вероятности заняли бы те же места при проведении аналогичного исследования в нашей стране.

Задачи, решаемые с помощью кейс-менеджмента

Важная особенность ACM-приложения, интегрированного с СЭД/ECM, - сохранение накопленного опыта и компетенций. На основе успешно завершенного кейса или нескольких кейсов можно создать шаблон - алгоритм для решения похожих задач в будущем. Таким образом создается библиотека кейсов, а в организации закрепляются лучшие практики управления бизнес-процессами. Даже при активной текучке кадров новый сотрудник может посмотреть, как работал его предшественник и предложить свой подход к работе для достижения цели, тем самым повышая эффективность и производительность. Шаблоны применимы в дальнейшем для решения схожих задач. Если же по итогам множества обработанных кейсов становится понятно, что процесс может быть жестко регламентирован, то такой шаблон может стать основой для автоматизации процесса средствами BPM-системы.

Еще одно преимущество специализированного ACM-приложения заключается в том, что папка кейса не является местом хранения итоговых документов, но служит для формирования - в режиме коллективной работы - подборки документов кейса. При этом папка кейса содержит ссылки на документы, реально хранящиеся в различных репозиториях. И в эти целевые репозитории документы могут сохраняться из папки кейса, после того как они перестали быть черновиками. Так решается распространенная проблема, когда в ходе работы с кейсом пользователи принимают решение не сохранять документ в положенном месте, а отправить по электронной почте, считая, что это промежуточный вариант и не следует им засорять систему. На деле этот промежуточный вариант нередко оказывается окончательным, но при этом документ никак не отражается в специализированной системе СЭД/ECM.

Антон Ваганов (ЛАНИТ): Оценив трудоемкость разработки полноценной функциональности проектного управления, мы пришли к выводу, что целесообразнее быть интегрированными со специализированными решениями в этой области, например, с MS Project, а не заниматься созданием такой функциональности в ЕСМ-системе с нуля. При этом элементы проектного управления - хранение документов, постановка задач, коллективная работа, чаты - доступна в LanDocs и используется в работе над проектами нашими заказчиками.

Для части клиентов были разработаны решения по управлению проектами, например, функционал LanDocs полностью соответствует критериям ведения проектов по ЕСМ в госсекторе, так как их основная задача - это администрирование контрактов. Они отслеживают сроки в графике поэтапно, с точки зрения результатов, которые должны им выдавать к определенному сроку, согласовывают документы, отслеживают статусы и решают другие задачи по управлению проектами.

Полина Дуйкова (Softline): Softline предлагает своим заказчикам как модули для управления проектами внутри СЭД, так и системы класса ИСУП, и мы постоянно расширяем линейку предлагаемых продуктов.

В рамках реализуемых проектов мы помогаем своим заказчикам организовать систему согласования и хранения проектной документации, настроить ведение единого регистра проектов и контроль выполнения работ, обеспечить взаимодействие участников. Экспертиза специалистов Softline позволяет выбрать оптимальное решение или набор решений, исходя из потребностей конкретного бизнеса, и выстроить процесс управления проектами максимально прозрачно. Кроме того, эксперты Учебного центра нашей компании могут провести обучение сотрудников заказчика в области проектного управления.

В настоящий момент Softline реализует проект по комплексному внедрению системы электронного документооборота Directum и Microsoft Project Server в одном из крупных сибирских научно-исследовательских институтов. Для одного из своих заказчиков – многопрофильной строительной компании «Корпорация Кошелев» - мы ввели в промышленную эксплуатацию облачную версию Microsoft Project Online. Cloud-версия продукта позволяет сотрудникам клиента получить доступ к системе управления проектами удаленно, например, находясь на строящемся объекте.

Артем Андреев («Интерпроком»): Как я уже говорил, в «ЭСКАДО» есть два модуля: «Проекты» и «СУРВ» – модуль учета рабочего времени. Проектный модуль позволяет регистрировать карточку проекта, в которую можно сложить совершенно разные типы файлов и других карточек, описывающих, например, имеющиеся ресурсы, а затем систематизировать их иерархически. Пользователи могут создавать задачи и подзадачи, последовательные или параллельные, выделять на них количество часов и других ресурсов, назначать исполнителей.

Значительная часть наших доработок системы последних нескольких лет касались именно части управления проектами. Так, в нашей текущей версии «ЭСКАДО 7.6» существенно расширены возможности пользователя по организации этапов и документов проекта. Добавлена возможность перемещения задач в проекте, включая переподчинение задач другим задачам, а также переподчинения приложений и изменения нумерации всех задач проекта. Теперь можно удобно производить пересчет сроков для связанных задач и перемещать ресурсы по иерархии. Добавлена функция создания и удаления связей между задачами или ресурсами. Большое внимание уделено визуализации хода проекта. В соответствующих карточках добавлено графическое отображение продолжительности проектов и задач. При этом процент исполнения задачи или проекта выделяется зеленым цветом.

Модуль «СУРВ» уже не содержит карточек с описанием этапов проекта. Это в первую очередь учет и отслеживание потраченного рабочего времени, чтобы видеть затраты в полном цикле процесса: сколько человеко-часов ушло на эту задачу, а сколько - на ту. Процесс, разумеется, настраивается. Пользователь выставляет себе какое-то количество часов, потраченных на задачу, ответственные сотрудники подтверждают или не подтверждают эти данные, руководители следующей ступени списывают утвержденное количество часов из ресурсов проекта. В итоге можно формально и объективно оценить, например, себестоимость пресейла или проекта, вычислить KPI каждого сотрудника или группы, сделать еще ряд полезных выводов.


ICT-Online.ru: Какие заказчики, прежде всего, интересуются этим функционалом? Сколько проектов уже состоялось? Расскажите о наиболее интересных

Сергей Полтев (ЭОС): Интерес к внедрению модуля АСУП стабильно растет. Мы получаем запросы как от действующих пользователей наших СЭД, так и от организаций, целенаправленно изучающих рынок систем управления проектами. Среди действующих и потенциальных заказчиков по этому решению – как органы исполнительной власти регионального уровня, так и коммерческие организации.

Вадим Ипатов («ИнтерТраст»): Инструменты АСМ интересны заказчикам, которые сталкиваются с такими особенностями кейсовых задач, как многообразие контента, серьезная потребность в сохранении данных для обеспечения соответствия различным требованиям, многообразие конечных результатов, необходимость отслеживать прогресс и вести отчетность по просроченным работам.

Характерные особенности кейсов

Задачи, которые характерны для кейсов, можно найти в любой отрасли, в организациях любого масштаба. Но наиболее естественно процесс вовлечения в кейс-менеджмент происходит в организациях, где уже внедрена СЭД.

Полина Дуйкова (Softline): Реализацией проектного управления внутри СЭД интересуются, прежде всего, средние компании, которые не предъявляют больших требований к автоматизации проектов. Это небольшие проектные организации и те компании, проектная деятельность которых не является профильной.

Крупные интеграционные проекты под руководством Softline осуществляются, как правило, в проектных институтах, управляющих и строительных компаниях.

Артем Андреев («Интерпроком»): По-моему, сейчас уже нет заказчиков, кто бы в той или иной мере не интересовался управлением проектами. Сейчас мы продолжаем активно развивать коробочную версию «ЭСКАДО» для малого и среднего бизнеса. Мы выяснили, что и у этих небольших компаний функционал «Проекты» - весьма востребован. Например, недавно нашей системой начали пользоваться несколько интернет-магазинов, так вот эти компании ведут работу по наполнению сайта контентом через «Проекты» и «СУРВ», в системе, в том числе, отчитываются о работе фрилансеры. Интернет-магазинам оказалось это удобно и не потребовало вообще никакой доработки, пользователи сами описали процесс и все настроили через базовые настройки «ЭСКАДО». 

ICT-Online.ru: Ваша оценка перспектив данного направления в СЭД

Сергей Полтев (ЭОС): По нашим наблюдениям, модуль управления проектами оказался востребованным решением, и такие продукты будут активно развиваться ближайшие годы. Кроме того, есть общая тенденция - границы между различными модулями и классами решений  размываются.

Далеко не все пользователи систем документооборота нуждаются на сегодня в полноценном решении для проектного управления. Но с удовольствием бы использовали некоторые инструменты, такие как, скажем, календарное планирование, визуализация контрольных точек, наглядная аналитика по задачам. И новые версии наших систем постепенно обогащаются такими возможностями.

Вадим Ипатов («ИнтерТраст»): По нашей оценке, АСМ в интеграции с СЭД будут набирать популярность, о чем свидетельствует рост интереса к подобным решениям со стороны заказчиков «ИнтерТраст»». О востребованности ACM-решений говорят и данные исследования AIIM, некоммерческой организации, объединяющей профессионалов в области управления информацией. В глобальном исследовании Case Management and Smart Process Applications, посвященном месту и роли систем управления кейсами в современном мире, приняли участие представители более 300 организаций. Для 67 % организаций ACM жизненно важен или имеет существенное значение в плане соответствия требованиям внешнего и внутреннего регулирования.

Полина Дуйкова (Softline): Заказчики Softline все чаще интересуются комплексным управлением проектами, причем речь идет как о сегменте enterprice, так и о небольших компаниях с проектными офисами. Если в прошлом году все запросы, поступающие нам, касались исключительно внедрения модулей календарного и ресурсного планирования, то теперь круг задач расширился. Бизнес хочет управлять проектами в комплексе и готов переходить к единой информационной системе. В настоящий момент Softline работает над внедрением такой экосистемы в нескольких крупных холдингах.

Артем Андреев («Интерпроком»): СЭД и управление проектами непременно будут развиваться в связке. С одной стороны, движение проектной документации – это не только важная часть документооборота, это часть, которая самым ощутимым образом может снизить текущие издержки. Так что заказчики будут требовать развития этого функционала.

С другой стороны, управление проектами – это, фактически, грамотное описание бизнес-процессов. А включение функций кейс-менеджмента, упрощенной автоматизации бизнес-процессов и легкой настройки для внесения разного рода изменений, смены шаблонов, полей и бизнес-процессов – это основной современный тренд развития СЭД. То есть, функционал для управления проектами не потребует от разработчиков СЭД каких-то изолированных усилий. Так что, думаю, нас ждет очень активное развитие модулей по управлению проектами во всех ведущих СЭД. 

Сергей Курьянов («ДоксВижн»): Управленческие проекты чаще всего замыкаются в рамках функционального подразделения или команды: управлять надо взаимодействием исполнителей, процессами разработки и согласования документов – это, по сути, сочетание задач кейс-менеджмента и управления рабочими группами. В управлении крупными предприятиями сейчас происходит сдвиг от функциональных структур и иерархических моделей к сетевым структурам и гибким методологиям, таким как Agile. Спрос на инструменты такого рода будет расти и дальше, однако это скорее будет частью функциональности управления рабочими группами, а не отдельным модулем управления проектами.

Галина Майорова («Синтеллект»): Развиваться каждый класс систем будет своим путем, но спрос так и будет возникать на решение задачи реализации проектного управления в СЭД с той же частотой, как и до сих пор.

Алексей Трефилов (ELMA): Современные разработчики СЭД, которые выжили в интенсивной конкурентной борьбе, представляют рынку серьезные проверенные временем решения. У них есть серьезные аналитики и большая база клиентов – в такой среде вряд ли появятся слабые нежизнеспособные продукты. И наверняка потребители этих решений извлекут из них желаемую пользу. Впрочем, это разговор не про СЭД в чистом виде. Построить же полноценные решения для управления проектами на парадигме СЭД, на мой взгляд, очень сложно ввиду изначальных архитектур этих систем.

ICT-Online.ru: Большое спасибо за беседу!


Автор: Анна Тумакова
Источник: ICT-Online, 21.08.2019

Другие статьи по теме