Как компании выбрать подходящую систему для управления проектами: советы экспертов
Рынок программного обеспечения для управления проектами, по прогнозам Mordor Intelligence, будет только расти в ближайшие три года.
Аналитики оценивают его среднегодовой темп роста по всему миру в 10,67%. Россия - не исключение, компании увеличиваются в размерах, и им все чаще требуется комплексное решение для управления и координации всего портфеля различных проектов. Как выбрать подходящее решение и на какие моменты следует обратить внимание в процессе внедрения, рассказали эксперты группы компаний ЛАНИТ.
Выбор определяют стратегические цели
Системы для управления проектами сегодня используют не только компании или команды, ведущие проектную деятельность. Отдельные функциональные блоки подобных решений уже давно проникли в организации, где нет проекта в традиционном понимании. Запуск маркетинговой кампании, строительство многоэтажного дома или управление рестораном - все это виды деятельности, в которых присутствуют разноплановые задачи, за выполнение которых к определенному сроку ответственны люди, а значит, требуется и система контроля.
“Выбор продукта определяется многими факторами, начиная со стратегических целей организации, принятой методологии ведения проектов и заканчивая адаптивностью интерфейсов конечных пользователей”, - говорит директор по продуктам ТУРБО “Консист Бизнес Групп” Илья Владимирович.
Илья Владимирович
Долгое время, со слов эксперта, эти потребности закрывались продуктами зарубежных вендоров, причем не одним, а целым семейством решений, каждое из которых выполняло определенную роль в управлении проектами. Выбор зависел как от размера компании, так и от самого пользователя: топ-менеджмент, проектный офис, команды разработки и сотрудники операционных подразделений использовали разные системы для своих задач.
“Сейчас же из-за резкого ухода западных вендоров полностью изменился список игроков и предлагаемых продуктов. Это достаточно интересное время для российских разработчиков, - продолжил директор по продуктам ТУРБО. - Ведь для клиентов корпоративного рынка важны не только интерфейсы и функционал системы, но и возможность работать с большими объемами данных, а также подключение более 1000 пользователей. Критерием выбора становится не только приложение, но и платформа, на которой оно разработано. Технологические возможности платформы напрямую влияют на успех проекта импортозамещения”.
“Необходимо также учитывать, что западные вендоры помимо программного обеспечения предлагали заказчику партнерскую сеть проверенных интеграторов, методологию внедрения и критерии выбора продукта, в частности, весомые конкурентные преимущества в сравнении с участникам рынка. А кроме этого, делились презентационными материалами, готовыми кейсами миграции с других систем, отраслевым опытом, референсам и лучшими практиками”, - добавляет директор департамента продуктовой разработки компании “Норбит” (входит в группу ЛАНИТ) Александр Наймарк.
Александр Наймарк
Со слов экспертов, сильнее всего из-за резкого ухода западных вендоров пострадали небольшие компании, которые использовали решения для управления проектами в облаке. Большие же холдинги, отдавшие предпочтение системам в локальном контуре, понесли убытки в меньшей степени. Они лишились доступа к обновлениям, но многие из них обеспечили себе возможности для маневра, оплатив поддержку на несколько лет вперед. Эти компании не торопятся и могут взвешенно выбрать новый продукт, который будет их полностью устраивать.
Сформировать шорт-лист, провести апробацию решений
Существует несколько вариантов, что делать компаниям в сложившейся ситуации.
- Разработать программное обеспечение самостоятельно. Многие крупные организации пошли именно по этому пути, чтобы обеспечить вендоронезависимость.
2. Проанализировать процессы управления проектами и то, как используются те или иные продукты сейчас, подготовить функционально- технические требования к ПО и искать максимально подходящее под конкретные задачи. Далее - сформировать шорт-лист решений и провести их опытную апробацию.
“Следует понимать, что полного аналога найти не получится. К тому же, системы, которые использовались долгие годы, сильно кастомизированы (изменены под заказ конкретных потребителей) и имеют интеграции с другими смежными системами. По этой причине быстрая миграция 1:1 просто невозможна, - продолжает директор по продуктам ТУРБО. - Переход с одного решения на другое следует рассматривать как проект, включающий анализ сегодняшней инсталляции, бизнес-процессов, потоков данных, а также оценку рисков, разработку плана перехода, опытную и промышленную миграцию”.
Часто возникающий вопрос - выбрать установку on-premise (продукт устанавливается на серверах компании) или в облаке. Выбор on-premise приведет к дополнительным капитальным затратам на оборудование и его обслуживание. Однако у компании появляется большая гибкость в управлении данными и настройке продукта под свои конкретные потребности. Кроме того, установка on-premise может обеспечить более высокий уровень безопасности данных, так как они хранятся внутри компании.
Спикер прогнозирует качественный рост российского рынка систем управления проектами к концу 2024 года. Ускорить этот процесс, по его мнению, может государственная поддержка в форме инвестиций, налоговых льгот, а также введение жестких требований со стороны регуляторов по импортозамещению.
“Российские решения уже сейчас не уступают в своем функционале многим зарубежным аналогам, - уверен представитель «Консист Бизнес Групп». - Однако нам есть куда стремиться. Если говорить о всем хорошо известной Jira, то это не просто таск-трекер, а целая экосистема решений от различных вендоров. Все поставщики программного обеспечения могут предоставлять свои продукты для продажи, расширяющие функционал основного решения. Заказчики также разрабатывают собственные плагины. Так что типичная инсталляция Jira - это непосредственно сама Jira, 10-15 сторонних плагинов, а также собственные разработки. Мы с решением ТУРБО Трекинг двигаемся именно по этому пути, анализируем потребности наших клиентов и работаем над расширением продукта. Например, мы добавили инструменты для руководителей ресурсных подразделений, чего не было в Jira никогда”.
Александр Веркеенко
Время и стоимость внедрения нового решения зависят от его сложности и объема работы. Простой планировщик задач может быть установлен и за два-три дня, а полноценная комплексная система управления задачами - занять несколько месяцев.
Интеграция продукта с другими системами
Остановимся подробнее на интеграции нового продукта с уже существующими решениями.
“Значимыми характеристиками предлагаемого к внедрению решения является наличие коробочных интеграций, средств low-code настройки интеграционных потоков и открытых API. Это то, что обязательно должно быть у современных решений, рекомендованных к поставке”, - добавляет директор департамента продуктовой разработки компании “Норбит”.
Интеграция может быть выполнена с помощью различных методов, включая использование API, файловых форматов или баз данных. При этом лучше заранее учесть следующие моменты.
- Совместимость форматов данных. Убедитесь, что данные, передаваемые между системами, имеют одинаковый формат и структуру.
- Безопасность данных. Обеспечьте защиту данных при их передаче между системами, используя шифрование или другие методы безопасности.
- Проверка целостности данных. Передаваемые данные должны быть проверены на целостность и правильность.
- Синхронизация данных. Убедитесь, что данные в обеих системах синхронизированы и актуальны.
- Тестирование. Перед запуском новой системы управления задачами необходимо провести тестирование интеграции с другими системами.
“В целом, интеграция систем зависит от объема работ и может занять от нескольких дней до двух-трех месяцев, - добавляет руководитель отдела управления проектами компании “ЛАНИТ-Интеграция”. - Однако, если все аспекты были тщательно продуманы и спланированы заранее, процесс может быть ускорен”.
Решения российских разработчиков
Директор по продуктам ТУРБО Илья Владимирович отметил достаточную зрелость российских решений для управления проектами, которые начали создаваться в 2019 году.
“Если говорить о системах верхнего уровня (используемых в работе топ-менеджментом), то в качестве аналога Oracle Primavera можно рассмотреть российскую систему Advanta.· Если спуститься на уровень систем календарно-сетевого планирования (решения для проектного офиса), то взамен используемому MS Project предложил бы ТУРБО Трекинг, а также можно изучить и ряд систем с открытым исходным кодом, - отметил он. - На уровне проектных команд, где осуществляется управление проектом с коротким горизонтом планирования, решений достаточно много. В этом случае мы говорим о нише таск-трекеров. На память приходит около десятка российских решений. Могу из них выделить YourGile, Kaiten из облачных и ТУРБО Трекинг из on-premise решений. Но стоит помнить, что 85% рынка данной ниши была за Jira, а это довольно специфический продукт, поэтому понадобится время на то, чтобы команды привыкли к новым, отличным от Jira решениям. На уровне операционных подразделений, где раньше в основном использовались BPM системы, - достойные BPMSoft, ELMA. Выделю также NBT (Norbit Business Trade) - платформу, разработанную более 20 лет назад”.
Спикер прогнозирует качественный рост российского рынка систем управления проектами к концу 2024 года. Ускорить этот процесс, по его мнению, может государственная поддержка в форме инвестиций, налоговых льгот, а также введение жестких требований со стороны регуляторов по импортозамещению.
“Российские решения уже сейчас не уступают в своем функционале многим зарубежным аналогам, - уверен представитель «Консист Бизнес Групп». - Однако нам есть куда стремиться. Если говорить о всем хорошо известной Jira, то это не просто таск-трекер, а целая экосистема решений от различных вендоров. Все поставщики программного обеспечения могут предоставлять свои продукты для продажи, расширяющие функционал основного решения. Заказчики также разрабатывают собственные плагины. Так что типичная инсталляция Jira - это непосредственно сама Jira, 10-15 сторонних плагинов, а также собственные разработки. Мы с решением ТУРБО Трекинг двигаемся именно по этому пути, анализируем потребности наших клиентов и работаем над расширением продукта. Например, мы добавили инструменты для руководителей ресурсных подразделений, чего не было в Jira никогда”.
Александр Наймарк добавил, что драйвером роста российского рынка может также стать укрепление взаимного доверия между интеграторами, вендорами и компаниями-заказчиками.
«Чем больше проектов, успешных кейсов, пилотных запусков будет реализовано, тем спокойнее мы будем относиться к собственным разработкам, которые, на самом деле, уже давно на рынке и вполне уверенно конкурируют с иностранными решениями», - заметил эксперт.
